Em tempos de inovações tecnológicas constantes, o homem se depara com uma questão que pode provocar ansiedade e consequentemente estresse e queda de produtividade, caso não saiba administrar bem o tempo. Falo sobre o tempo. O tempo de uma reunião na maioria das vezes é longo e cansativo. Reuniões são feitas para decidir e não somente para reunir.
As reuniões no máximo devem durar 40 minutos, com uma pauta bem definida e com um público constituído de no máximo 12 pessoas. Mais do que este número se torna improdutiva na maioria das vezes. Durante a reunião, todo cuidado se deve ter para não fugir da pauta, lembrando que no final, existe um espaço para outros assuntos.
No final da reunião é bom fazer um resumo do que foi discutido e pedir para checar os pontos colocados na ata de modo que fiquem bem clara as decisões tomadas. Disciplina, pontualidade e ordem, constituem o tripé básico para o êxito de qualquer reunião.
Outro ponto que gostaria de comentar diz respeito a leitura de mensagens eletrônicas. Se você não souber fazer uma boa triagem, separando o que constitui mensagem “lixo”, desconhecidas, importantes e urgentes, possivelmente, seu tempo será consumido sem você sentir. Ao escrever uma mensagem eletrônica procure ser conciso e objetivo quanto ao assunto. Evite e-mails longos e cansativos e ainda procure refletir sobre a importância do assunto para o destinatário.
Ao abrir uma mensagem, verifique se é necessário respondê-la. Delete sempre o que não for necessário e arquive assuntos de importância. Evite a todo custo, as mensagens enviadas para muitos destinatários com anexo de mensagens em Power point. É bom lembrar que tempo é questão de preferência e que você é quem decide e faz suas escolhas. Administrar o tempo é fundamental, pois com tanta tecnologia disponível, você não pode ficar inventando trabalho para ficar mais tempo na frente de seu computador.
Nenhum comentário:
Postar um comentário